Ein Leben ohne SharePoint Listen…

…ist das überhaupt noch möglich?

Es kam überraschend, aber nicht unerwartet: “Was haben wir nur ohne SharePoint [Listen] zuvor gemacht”, sagte neulich einer meiner Kunden. Und die Frage kam zu Recht!

Wie bei jeder Story gab es am Anfang nur wenige Listen und Bibliotheken. Doch das änderte sich schnell und es wurden immer mehr Listen, die heute sogar untereinander verknüpft sind, Abhängige Dropdowns enthalten, für Reporting oder Tracking diverser Projekte und Prozesse genutzt werden.

Oft kommt aber dennoch die Frage auf, was SharePoint Listen eigentlich sind und wofür man diese einsetzen kann.

Was sind SharePoint Listen?

SharePoint Listen ähneln sich ein wenig mit Excel Tabellenbätter vom Aussehen her. Im Prinzip lassen sich in SharePoint Listen Informationen jeglicher Art sammeln, Spalten können definiert werden als Text, Zahl, Datum, Nachschlagespalten (aus anderen Listen), berechnete Spalten und sogar eigenerstellte Spalten sind möglich und viele mehr.

Es gibt verschiedene Typen von Listen, wie bspw. Diskussionsforen, Kalender, Kontakte, Ankündigungen, Hyperlinks, Aufgaben, Benutzerdefinierte Listen und auch die Dokumentenbibliotheken basieren auf Listen ebensowie die Wikis. Listen lassen sich als Webpart auf einer Dashboard Seite anzeigen, es gibt die Möglichkeiten verschiedene Ansichten zu erstellen, sortiert, gefiltert, gruppiert nach Spalten oder sogar mit Summen. Listen können mit Versionierung angelegt werden oder mit Inhaltsgenehmigung. Es gibt Workflows und Benachrichtigungen für Listen, die eine definierte Gruppe / Person über Änderungen informiert und es lassen sich spezielle Berechtigungen setzen. Man kann eine Liste auch als Vorlage bereitstellen.

Auf Listen kann man mit Excel und Access zugreifen und die Daten bearbeiten und es können an jedes Listenelement auch Anhänge gespeichert werden. Ein Super Highlight ist es, dass Excel Tabellen als Kalkulationsliste importiert werden können. Das bedeutet, dass eine Excel Tabelle als Liste in SharePoint angelegt werden kann: SharePoint speichert dabei alle Einträge aus der Excel Tabelle in einer Liste und legt automatisch die benötigten Spalten an. Wer mehr dazu erfahren möchte, sollte sich einmal diesen Artikel anschauen.

Aber im Prinzip speichert man in SharePoint Listen Daten jeglicher Art ab, die man natürlich auch ähnlich wie in Excel strukturiert hat. Das besondere daran ist, dass diese Daten zentral abgelegt sind und einem Team gleichzeitig zur Verfügung stehen, jeder ist auf dem aktuellen Stand und es müssen keine Excel Dateien verschickt werden, bei denen man nie weiss, welches die aktuelle Version ist und ob nicht gerade jemand daran arbeitet (ausgenommen ist Excel 2010 🙂 ).

So lassen sich viele einfache und komplizierte Praxisbeispiele für SharePoint Listen finden.

Praktische Einsatzmöglichkeiten von SharePoint Listen

Wie schon oben erwähnt, ermöglichen SharePoint Listen viele Anwendungszenarien. An dieser Stelle möchte einfach mal ein paar aufzählen:

  • Tracking von Tickets
  • Verwaltung von Abwesenheiten über Kalender
  • Auflistung von geplanten Migrationsphasen
  • Auflistung von geplanten Downtimes von Servern
  • Verwaltung von Lizenzschlüsseln
  • Verwaltung von Applikationen
  • Migrationslisten: Auflistung einzelner zu migrierenden Elemente (Anwendungen oder ganze Systeme)
  • Zentrale Ablage von Zugriffszetteln
  • Zentrale Ablage von unterschriebenen Dokumenten, die jährlich wiederholt werden müssen
  • Auflistung von Produkten und deren spezifischen Eigenschaften
  • Projektliste mit Status und Verlinkung auf den jeweiligen Projektordner / -mappe
  • Wikis für Softwaredokumentation, Supportanfragen, Unternehmensrichtlinien
  • Produktliste mit Produkteigenschaften
  • Auflistung von Hardware im Unternehmen: bspw. Server, Laptops, Drucker, etc.
  • Auflistung der vorhandenen Software

Es lässt sich erkennen, dass SharePoint Listen sehr viele Anwendungsfälle unterstützen können und ich muss sagen, ich bin begeistert von den Möglichkeiten. Denn die zahlreichen Listen unterstützen mich bei meiner täglichen Arbeit und sind nicht mehr wegzudenken. Ein Leben ohne SharePoint Listen würde für mich bedeuten, dass ich sehr viele Excel-Listen bearbeiten, versenden und kontrollieren müsste.

Und das Beste daran ist… es ist kein Quellcode und kein programmieren notwendig. Es sind alles Standardfeatures von SharePoint 2007 als auch 2010.

Habt Ihr auch ähnliche Fälle oder noch weitere Beispiele für den Einsatz von SharePoint Listen? Dann bin ich schon auf Deinen Kommentar / deine Geschichte gespannt!

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Karsten Pohnke About Karsten Pohnke
He is Consultant for SharePoint Solutions for collaboration, communication and business processes. He provides his customers applications based on standard features as well as development or combining the power of several microsoft tools like Dynamics CRM. In his free time he tries to collect tipps and worthy experience in this blog.

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