„share and follow“ – social collaboration im Mittelpunkt

6. February 2014 Dennis de Vries Allgemein, Document Management, Search, SharePoint 0

Kaum eine Sache hat die Zusammenarbeit in Unternehmen ähnlich revolutioniert, wie moderne Collaboration-Tools. Sie sparen Zeit und lassen externe Partner und Lieferanten aber auch die eigenen Standorte mit ihren jeweiligen Schwerpunktaufgaben und Teamarbeit in die Unternehmensprozesse einbinden. Daher gewinnen Werkzeuge, zur Unterstützung der Zusammenarbeit, eine zunehmende Bedeutung. Themen wie Tagging, Likes, Communities bekommen also immer mehr Einfluss auf Abteilungs- bzw. Unternehmensübergreifenden Arbeitsabläufe und Prozesse. Was bedeutet dies für die Zusammenarbeit in Teams, heute und in Zukunft?

Arbeiten (Alter Trott)

Was wir heute schon feststellen können ist die steigende Datenflut. Diese führt dazu dass wir einen Großteil unserer Arbeit damit beschäftigt sind Daten zu suchen und zu finden. Dabei spielt es keine Rolle ob es sich um papierbasierte oder digitale Dokumente handelt. Bestehende Arbeitsweisen und Computer-Systeme bieten meist nur eingeschränkte Funktionen. Damit aber effizient mit den Daten gearbeitet werden kann müssen diese Daten in Beziehung zu anderen Daten, Ereignissen, Orten etc. gesetzt werden.

Die Informationen sind heute meist schon vorhanden, werden aber nicht genutzt. In der idealen Welt wäre es also möglich alle Informationen, aller System in nur einem einzigen zu verwalten. Dadurch würden zum Beispiel Protokolle direkt mit einem Kunden verknüpft. Mails werden nicht mehr in Ordner sortiert sondern werden logisch mit Personen, Projekten und Dokumenten verknüpft. Wie viel Zeit könnte man also sparen wenn diese ideale Welt real ist?

Suchen und Finden

Eine mögliche Lösung hierfür ist die Einführung einer Enterprise Search. Doch auch hier gilt: Wenn ich nicht weiß was ich suche finde ich nichts! Ich muss mich also damit beschäftigen wie Metadaten ins System kommen ohne dabei den Benutzer zu quälen ständig irgendwelche Pflichtfelder ausfüllen zu müssen um Daten zu speichern.

Intelligente Suchmaschinen können dem Anwender einen großen Teil der Arbeit abnehmen und Metadaten anhand von Regeln generieren. Durch logische Verknüpfungen von Daten lassen sich Beziehungen herstellen. Doch die Wertvollsten Schlagworte kommen vom Benutzer selbst. Je einfacher es dem Benutzer also gemacht wird Tags zu vergeben umso besser lassen sich die Daten später in einem anderen Kontext wiederverwenden. Die einfachste Form des Tags ist der sogenannte “Like”. Dabei muss der Benutzer lediglich einen Button drücken um die Information als wichtig zu markieren.

Um das Vertrauen zu erhöhen Daten zu teilen empfiehlt es sich den Benutzerkreis genau einzugrenzen. Je kleiner eine Gruppe und je spezifizierte das Thema dieser Gruppe umso mehr werden diese Benutzer gewillt sein Ihr Wissen mit anderen Experten in einer geschlossenen Community zu teilen.

Auswirkung auf Zusammenarbeit

In Zukunft müssen wir also dafür sorgen dass Daten so einfach wie möglich ausgetauscht werden können. Schlagworte zu vergeben muss so einfach sein wie “Drag&Drop” und andere Benutzer müssen diese Daten im neuen Kontext wieder als Informationsquelle abrufen können.

Das bedeutet wir bewegen uns weg von dem Gedanken das “ICH” entscheide welche Information für andere wichtig sein könnte hin zum “WIR” entscheiden welche Information für uns wichtig ist.

Ausblick Arbeitsplatz der Zukunft

Der Arbeitsplatz der Zukunft beschäftigt sich nicht nur mit Technolgien sondern um das Thema wie arbeiten wir in Zukunft zusammen? Der demografische Wandel wird dabei einen großen Einfluss haben auf die Nutzung von IT und Daten. Dabei wird es für den Wissensarbeiter der Zukunft egal sein wo er sich befindet, denn er ist nicht mehr an Ort und Zeit gebunden. Der Fokus, wird auf den freien und ungehinderten Zugang zu Information und Diensten liegen. Der materielle Besitz spielt eine eher untergeordnete Rolle.

Microsofts Vision vom Arbeitsplatz der Zukunft

Microsoft Vision arbeiten in der Zukunft

Quellen

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