Projektarbeit effizient gestalten

Kennen Sie das auch? Ein Projektmanager setzt Termine an, um Aufgaben zu verteilen und um den Fortschritt verschiedener Arbeitsschritte abzufragen. Die Arbeitsstände werden in einem Projektplan oder in einer einfachen Excel-Datei dokumentiert. Anschließend versendet der Manager die aufbereitete Information per E-Mail an die involvierten Personen. Sobald jemand Anmerkungen, neue Arbeitsstände oder einfach nur ein Update geben möchte, wird wieder eine E-Mail an den gleichen Adressatenkreis versendet. Dieser Prozess wird solange wiederholt bis das Projekt beendet wurde.

Oft genug passiert es, dass im Laufe eines längerfristigen Projekts Teammitglieder ausscheiden, Neue dazukommen oder dass der eine oder andere Kollege auch mal seinen wohlverdienten Urlaub genießen möchte. Was das für den Wissenstand der Kollegen und damit für die Qualität des Projekts bedeutet, liegt auf der Hand.

Eine effiziente Basis für eine erfolgreiche Projektarbeit kann das Social Task Management (STM) bedeuten. STM ist ein in Echtzeit, gemeinschaftlich genutzter, software-basierter Ansatz, um Geschäftsaktivitäten mit Hilfe von Dokumenten-Sharing und Status-Updates zu unterstützen. Die meisten STM-Produkte bieten ein Portal, mit deren Hilfe die Projektmitglieder ihre Projektaufgaben organisieren können. Außerdem können Meilensteine, Deadlines und andere Details zur Projektarbeit koordiniert und automatisch an alle Involvierten verteilt werden.

Die Projektmitglieder profitieren mehrfach:

– Zu jeder Zeit kann nachvollzogen werden, was im Projekt passiert.

– Die Kommunikation erfolgt im Kontext des jeweiligen Projektthemas und beugt Verwirrung vor

– sei es übergeordnet, allgemein zum Projekt oder spezifisch zu einer bestimmten Aufgabe

– Verschiedene Medien können in Aufgaben oder Kommentare integriert werden

– Projektmitglieder können Favoriten setzen und damit ihre Arbeit erleichtern

– Einzelne Begriffe oder ganze Formulierungen können verschlagwortet werden und erleichtern

das spätere Wiederfinden.

Am 28.08. findet ein Webcast zum Social Task Management mit Microsoft SharePoint statt. Sie sind herzlich eingeladen daran teilzunehmen: hier geht es zur Anmeldung.